Pengelolaan Stakeholder dan Pemasok

Stakeholder proyek adalah pihak-pihak baik secara individual, kelompok, maupun organisasi yang mungkin mempengaruhi atau dipengaruhi oleh keputusan, aktifitas, dan hasil dari suatu proyek. Dalam Stakeholder Management berdasarkan PMBOK 5th Edition, stakeholder harus diidentifikasi sebelum proyek dimulai.

Stakeholder dapat terlibat secara aktif di proyek atau memiliki kepentingan yang dapat berupa hasil yang positif atau negatif terhadap kinerja atau penyelesaian proyek. Stakeholder yang berbeda mungkin memiliki persaingan yang menciptakan konflik di dalam proyek. Sebagai langkah awal mengelola stakeholder adalah dengan melakukan identifikasi stakeholder yang dijelaskan pada artikel Bagaimana Identifikasi Stakeholder Proyek.

Adapun beberapa contoh stakeholder proyek adalah sebagai berikut:

  • Sponsor. Merupakan pihak pemilik. Dalam konteks sebagai kontraktor, sponsor adalah manajemen perusahaan.
  • Customer dan user. Merupakan pihak yang akan memanfaatkan hasil dari pelaksanaan proyek. Contoh jika proyek adalah berupa pembangunan apartemen, maka customer adalah pihak pembeli apartemen.
  • Seller. Merupakan pihak yang mendukung pelaksanaan proyek. Dalam konteks Owner, maka seller adalah para main contractor dan main distributor yang diadakan langsung. Sedangkan bagi kontraktor dan subkontraktor, seller adalah pemasok barang, material, alat, dan tenaga kerja yang dibutuhkan dalam pelaksanaan proyek.
  • Business Partners. Merupakan pihak-pihak yang memiliki kepentingan bisnis dengan adanya proyek tersebut setelah proyek beroperasi. Contoh, jika proyek adalah terminal bandara, maka pihak airlines, pemasok bahan bakar pesawat, pemasok makanan, penyedia layanan komunikasi, dapat dikatakan sebagai business partner.
  • Organizational groups. Merupakan pihak yang berupa kelompok organisasi yang terkait dengan proyek.
  • Functional manager. Merupakan pihak yang terkait dengan pelaksanaan proyek dimana fungsinya adalah sebagai supporting. Contohnya adalah manajer keuangan, manajer SDM, manajer pemasaran, dll.
  • Institusi keuangan. Merupakan pihak yang berkaitan dengan proses pendanaan proyek, seperti bank atau lembaga keuangan yang lain.
  • Pemerintah pusat dan setempat. Merupakan pemerintah yang terkait dengan pelaksanaan proyek, seperti Departemen pemerintah terkait yaitu PU, Perhubungan, Lembaga Auditor, dll. Sedangkan pemerintah setempat cukup berjenjang mulai dari Kelurahan, Kecamatan, Kabupaten, hingga Propinsi.
  • Expert. Merupakah pihak yang dianggap ahli yang berperan terhadap pelaksanaan proyek. Contoh adalah ahli struktur, ahli kontrak, ahli pemasaran, dll.
  • Consultans. Merupakan pihak yang berperan dalam membantu pemilik proyek dalam merencanakan, mengawasi dan mengendalikan proyek.
  • Staf proyek. Merupakan individu-individu yang menjadi karyawan atas organisasi proyek. Seperti staf pemilik proyek, staf kontraktor, staf konsultan, dll.
  • Lingkungan sekitar proyek. Merupakan masyarakat yang berada di lingkungan sekitar proyek yang dapat berupa individu, kelompok, ataupun perusahaan.
  • Dan lainnya tergantung dengan kondisi proyek yang spesifik.

Project manager harus mengelola dampak atas berbagai stakeholder yang berhubungan dengan persyaratan proyek untuk memastikan hasil yang memuaskan atau berhasil. Adakalanya project manager harus menyeimbangkan kebutuhan dan harapan stakeholder, yang merupakan salah satu hal kritis bagi kesuksesan proyek. Tugas penting project manager ini kadang menjadi sangat sulit karena stakeholder sering memiliki objective yang berbeda, bahkan konflik antar stakeholder. Project manager bertanggung jawab dalam menyeimbangkan perbedaan dan konflik tersebut. Project manager dapat memperhatikan gambaran umum mengenai pengelolaan stakeholder pada stakeholder management.

Kegagalan dalam mengelola stakeholder proyek dapat menyebabkan beberapa dampak yang jelek terhadap kinerja proyek seperti:

  • Keterlambatan akibat lamanya keputusan diambil atau tidak disetujuinya langkah percepatan yang diperlukan.
  • Peningkatan biaya akibat hambatan stakeholder terhadap approval langkah untuk mengatasi risiko proyek.
  • Hal-hal yang tidak diharapkan akibat tingginya konflik yang tidak teratasi.
  • Dampak negatif lainnya seperti penghentian proyek akibat konflik yang sudah terlalu tinggi.

Penjelasan di atas menunjukkan bahwa pengelolaan stakeholder adalah salah satu kunci sukses pelaksanaan proyek sedemikian harus dikelola dengan baik dengan koordinatornya adalah project manager.

Latihan Soal :

  1. Stakeholder memiliki minat atau ‘taruhan’ yang berbeda dalam suatu proyek. Bagaimana Anda menentukan di mana harus menempatkan upaya manajemen Anda? Dalam melakukan stakeholder analysis, Anda tidak bisa membiarkan hambatan yang ada sekecil apapun. Karena akan ada banyak manfaat yang Anda dapat dengan melakukan stakeholder analysis, Anda dapat mengelola hubungan tim dengan lebih baik juga membuat strategi dan keputusan dengan lebih baik.
  2. Apa yang dimaksud dengan istilah ‘mengelola harapan’? Mengapa manajemen ekspektasi merupakan bagian penting dari pekerjaan manajer proyek? Apa yang memengaruhi harapan pelanggan?Dalam melakukan stakeholder analysis, Anda tidak bisa membiarkan hambatan yang ada sekecil apapun. Karena akan ada banyak manfaat yang Anda dapat dengan melakukan stakeholder analysis, Anda dapat mengelola hubungan tim dengan lebih baik juga membuat strategi dan keputusan dengan lebih baik.
  3. Mengapa penting bagi manajer proyek untuk membangun jaringan kontak dalam organisasi SI dan juga dalam organisasi pengguna? Dalam keadaan apa jaringan ini bermanfaat?Karena membangun jaringan kontak dalam suatu organisasi sangatlah penting bagi sebuah perusahaan dalam mempererat suatu hubungan dalam suatu organisasi satu dengan organisasi laiinya.
  4. Jelaskan tiga situasi di mana proyek IS mungkin perlu atau ingin menggunakan subkontraktor?

1. PROYEK SISTEM BIAYA CODING

Sistem ini mengelompokkan biaya dan jenis pekerjaan adalah penting jika nomor yang dikumpulkan dalam proses pelacakan pekerjaan yang berguna untuk manajer proyek. Kunci untuk menjaganya agar informasi kemajuan pekerjaan adalah perbandingan kinerja aktual untuk kemajuan yang ditargetkan. Informasi tentang biaya dan kinerja dikumpulkan dan direpresentasikan dalam bentuk banyak nomor-kerja-jam bekerja, dolar yang dihabiskan, yard kubik beton ditempatkan, dll.

2. TUGAS TERTENTU DI PROYEK PENGENDALIAN BIAYA

Langkah-langkah atau tugas-tugas tertentu yang manajer proyek dan timnya harus melakukan fit dalam skema Siklus Proyek Pengendalian. Urutan untuk pengendalian biaya ditunjukkan pada Gambar 10.1. Langkah-langkah ini dijelaskan secara rinci sebagai berikut :

3. OTHER ISU COST CONTROL

Rekaman Biaya Peralatan dan Laporan

Tugas pencatatan, pengumpulan, dan pelaporan biaya peralatan sangat mirip dengan proses diterapkan pada tenaga kerja. Kartu waktu, format laporan, dan informasi bahwa manajer proyek harus mendapatkan dari laporan dasarnya sama dengan yang terdapat di bagian atas pengendalian biaya tenaga kerja. Tiga metode untuk menentukan biaya yang akan dikenakan kepada pekerjaan yang umum digunakan di industry  sebagai berikut :

  1. Yang pertama adalah untuk mengisi biaya yang sebenarnya. Ini tidak biasa, namun, karena masalah bagaimana menentukan biaya yang tertutup oleh masalah bagaimana untuk mengisi depresiasi.
  2. Metode kedua dan paling umum adalah untuk menyimpan semua catatan biaya untuk memiliki, menjalankan, dan mempertahankan potongan individu peralatan dalam rekening biaya terpisah dari biaya pekerjaan secara keseluruhan.
  3. Metode ketiga meliputi peralatan menyewa dari sumber luar. Dalam hal ini, peralatan dibebankan pada tingkat yang sebenarnya yang harus dibayarkan kepada vendor.

Fakultas : Teknik dan Ilmu Komputer (https://ftik.teknokrat.ac.id)
   Institusi : Universitas Teknokrat Indonesia (https://teknokrat.ac.id)

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s

Create your website with WordPress.com
Get started
%d bloggers like this: